Il mondo intero sta diventando sempre più digitale e meno analogico, grazie a questo cambiamento anche tutte le documentazioni, che un tempo erano esclusivamente cartacee, stanno mutando verso una completa digitalizzazione. A questo punto bisogna cercare di capire come conservarli al meglio e come far sì che i vecchi documenti in formato analogico possano essere convertiti in digitale. Ecco che entra in campo l’archiviazione sostitutiva (approfondisci https://www.savinosolution.com/2014/05/03/cose-conservazione-sostitutiva/) e la conservazione dei documenti digitali.
Cos’è l’archiviazione sostitutiva
Con il termine archiviazione sostitutiva si intende quel processo per il quale i vecchi documenti cartacei che necessitano di essere conservati vengono convertiti in digitale per essere conservati in maniera migliore e per un tempo indeterminato. L’archiviazione sostitutiva prevede che i vari documenti, intesi anche come flusso informativo, vengano conservati e protocollati in base a diversi criteri che riguardano innanzitutto il formato, che deve essere conforme alle leggi e in grado di essere letto dalla maggior parte dei dispositivi, poi devono essere indicizzati in modo da poter essere facilmente recuperati in caso di bisogno. Questi documenti, una volta scansionati e archiviati hanno la stessa validità di quelli cartacei con la differenza che non potranno mai essere persi o danneggiati dal tempo. Ovviamente il processo non è così elementare come può sembrare: ci sono leggi e norme a vigilare sulla corretta conversione dei documenti e sulla loro conservazione.
La validità dei documenti sostitutivi
I documenti che hanno subito la trasformazione in digitale hanno la medesima validità di quelli cartacei. In alcuni casi i documenti cartacei sono ancora previsti per legge ma col passare del tempo quest’ultimi diventeranno inutilizzabili ed ecco il perché il progresso attuale permette di poterli conservare a tempo indeterminato. La firma digitale (entrata in vigore da qualche anno) fa sì che si possano autenticare anche i documenti digitali rendendoli reali, autentici e attraverso di essa si può anche dare l’effettiva paternità al documento. La marcatura temporale è un altro sistema per rendere i documenti digitali reali e immodificabili, attraverso di essa la datatura del documento viene resa unica e impossibile da modificare. Naturalmente per la conservazione di tutti i dati saranno necessari presidi informatici in grado di gestire l’enorme mole di documenti o altro genere di dati da inserire, in pratica l’archiviazione e la gestione di tali flussi è paragonabile ai vecchi archivi cartacei gestiti da persone fisiche con scaffali e faldoni.
Vantaggi dell’archiviazione sostitutiva
Fortunatamente la maggior parte delle amministrazioni pubbliche e moltissime aziende private stanno cercando di fare il possibile per rendere digitale la maggior parte della documentazione e per effettuare un’archiviazione sostitutiva corretta e reale. Grazie a questi meccanismi si vengono a creare alcune dinamiche che consentono di ottenere notevoli vantaggi per ogni persona, ente o azienda. In primis si potrebbe parlare del risparmio cartaceo che rappresenta una delle spese principali e maggiormente dannosa per l’ambiente; grazie alla documentazione digitale si possono eliminare quasi del tutto i consumi di carta. Il tempo necessario per cercare e visionare un dato o un documento sono più che dimezzati con una conseguente diminuzione dei tempi burocratici e un migliore dialogo tra ente e cittadino. Anche i costi di gestione sono notevolmente inferiori, gli archivi fisici necessitano sempre di maggiori spazi e ciò influisce non poco sui costi. I vantaggi sono molteplici e tutti dovrebbero adottare questi metodi per ridurre le spese e per salvaguardare l’ambiente.
